Política de Privacidade.

1. Introdução

1.1. O TOTEM Counsel é um workspace jurídico consultivo em que o profissional envia documentos, executa skills e workflows, gera minutas, revisa contratos com apoio de modelos de linguagem e utiliza uma biblioteca de templates. A TOTEM tem o compromisso de proteger a privacidade e os dados pessoais tratados na plataforma, e reconhece que o conteúdo que ali entra costuma estar coberto pelo dever de sigilo profissional do advogado.

1.2. Esta Política está em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados — LGPD) e observa a Recomendação nº 001/2024 do Conselho Federal da OAB, que estabelece parâmetros para o uso ético e responsável de inteligência artificial na advocacia, e o Plano Nacional de Integração de Inteligência Artificial na Advocacia, anunciado pelo Conselho Federal da OAB em 10 de junho de 2026.

1.3. O objetivo deste documento é:

• demonstrar transparência sobre o tratamento de dados realizado no TOTEM Counsel;
• explicar os direitos dos titulares de dados pessoais e como exercê-los;
• especificar as medidas técnicas e administrativas adotadas pela TOTEM para proteger esses dados;
• deixar claro o que a plataforma faz, o que ela não faz e o que continua sendo dever do profissional que a utiliza.

2. Definições

2.1. Para os fins desta Política:

• Contratante: a pessoa física ou jurídica que contrata a plataforma — escritório de advocacia, departamento jurídico ou advogado autônomo. É o controlador dos dados pessoais contidos no conteúdo que insere.
• Usuário: a pessoa autorizada pelo Contratante a acessar a plataforma sob credencial individual — advogado, estagiário ou equipe de apoio.
• Conteúdo do Contratante: tudo que o Contratante e seus usuários enviam à plataforma — documentos, arquivos de referência, templates e prompts.
• Saída: o resultado gerado pela plataforma a partir do Conteúdo do Contratante — minutas, análises, revisões e tabelas.
• Titular final: a pessoa mencionada nos documentos tratados — cliente do escritório, contraparte ou terceiro — que não tem relação direta com a TOTEM.
• LGPD: Lei nº 13.709/2018, que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais.
• Recomendação nº 001/2024 do CFOAB: recomendação do Conselho Federal da OAB sobre o uso de inteligência artificial na advocacia, que trata da legislação aplicável, do sigilo e da privacidade, do exercício ético da profissão e da comunicação ao cliente sobre o uso de IA generativa.

3. Como a TOTEM atua: operadora em um fluxo, controladora em outro

3.1. O conteúdo que o Contratante envia não pertence à TOTEM e não é tratado por decisão dela: a TOTEM o processa como operadora, sob instrução do Contratante, que é o controlador.

3.2. Nos fluxos de cadastro e gestão de contas, telemetria de uso, faturamento, suporte técnico, logs de aplicação e segurança, curadoria de workflows e biblioteca, e marketing e prospecção, a TOTEM decide as finalidades e atua como controladora.

3.3. Três grupos de pessoas são afetados. O Contratante é o controlador do conteúdo que insere. Os usuários são titulares dos dados de conta e de uso. Os titulares finais são as pessoas mencionadas nos documentos tratados, e as solicitações delas são endereçadas ao Contratante, na forma da seção 14.

4. Escopo e finalidades de coleta e tratamento

4.1. Dados cadastrais

4.1.1. Coletamos nome, e-mail, telefone e cargo, informados pelo usuário ou pelo administrador do Contratante ao criar a conta, além das credenciais e dos registros de autenticação gerados pelo uso.

4.1.2. Finalidade: criar e manter a conta, autenticar o acesso com segurança e prestar suporte.

4.2. Dados de uso e telemetria

4.2.1. Coletamos data e hora de acesso, ações realizadas na plataforma, workflows utilizados e preferências de uso. Coletamos também contadores agregados de consumo por ciclo, organizados nas duas unidades da cota contratada — produções de documento e interações —, para aplicar os limites de uso do plano.

4.2.2. Os contadores de consumo não incluem conteúdo. Eles registram apenas a contagem de cada tipo de ação, não o texto dos documentos, dos prompts ou das saídas.

4.2.3. Finalidade: garantir a estabilidade do serviço, aplicar os limites contratuais de cada plano e melhorar o produto a partir do uso.

4.3. Conteúdo enviado pelo Contratante

4.3.1. Os documentos, arquivos de referência, templates e prompts enviados pelo Contratante são tratados exclusivamente para executar a funcionalidade solicitada. Eles permanecem disponíveis na conta do Contratante enquanto durar o contrato e são eliminados ao seu término, na forma da seção 12. Nenhum desses dados é utilizado para treinar modelos de IA, nem alimenta a biblioteca, os templates ou as sugestões oferecidas a outros Contratantes — a seção 6 detalha as vedações.

4.3.2. A entrada de dados ocorre por upload direto do usuário, pelo preenchimento de formulários, ou por integração via MCP entre a plataforma e o escritório ou departamento jurídico, a depender da escolha do Contratante. A coleta ocorre sobre canal criptografado (TLS), com autenticação do usuário e controle de acesso por perfil.

4.4. Documentos gerados

4.4.1. A saída gerada é armazenada na conta do Contratante, acessível mediante credencial individual. O Contratante controla sua permanência e pode excluí-la a qualquer momento.

4.4.2. Retenção: 6 meses, como regra geral, salvo prazo diverso estipulado no contrato do Contratante.

4.5. Faturamento e créditos

4.5.1. Tratamos dados cadastrais e financeiros do Contratante para cobrar pelo uso do produto. Dados de cartão são processados diretamente pelo meio de pagamento e não trafegam nem repousam nos sistemas da TOTEM.

4.6. Suporte e depuração

4.6.1. Tratamos os dados de conta e as informações que o usuário fornece no chamado, e, quando o diagnóstico exigir, o conteúdo necessário à resolução — nos limites da seção 8.

4.7. Logs de aplicação e segurança

4.7.1. Registramos identificador de conta, endereço IP, data e hora, sistema e evento, para manter a plataforma segura e rastreável e para cumprir obrigações legais e regulatórias.

4.8. Marketing e prospecção

4.8.1. Tratamos nome, e-mail corporativo, empresa e cargo de leads, para comunicar novidades e prospectar, com opção de descadastramento em toda comunicação. Retenção: 1 ano do último contato.

5. Bases legais do tratamento

5.1. Execução de contrato (LGPD, art. 7º, V). Fundamenta o tratamento do conteúdo enviado, dos prompts, das chamadas ao modelo de linguagem, dos documentos gerados, da biblioteca, do cadastro, do faturamento e do encerramento do contrato — tudo que é necessário para entregar o serviço contratado.

5.2. Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7º, II). Fundamenta a manutenção de logs de aplicação e segurança, dos registros de suporte e dos registros fiscais e contratuais, pelos prazos exigidos em lei.

5.3. Legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX). Fundamenta a telemetria de produto e o marketing e a prospecção. A avaliação está registrada no relatório de impacto do produto: o tratamento é necessário à finalidade, não há alternativa menos invasiva que a atinja, e corresponde à expectativa legítima de que dados de uso sejam empregados para aperfeiçoar o produto. O titular pode se opor pelo canal da seção 14.

6. O regime especial do conteúdo enviado pelo Contratante

6.1. O conteúdo enviado pode conter dado pessoal sensível e dado de terceiros que a TOTEM não tem como verificar, e costuma estar protegido pelo sigilo profissional. Por isso recebe um regime mais restritivo do que o dos demais dados desta Política. Os compromissos abaixo são vinculantes e estão refletidos no contrato e no adendo de proteção de dados.

6.2. Ausência de treinamento ou aprimoramento. É vedado à TOTEM tratar, utilizar ou compartilhar o Conteúdo do Contratante — inclusive as saídas geradas, os metadados de uso e os dados inferidos a partir do uso — para treinar, ajustar ou avaliar modelos de linguagem, próprios ou de terceiros. A vedação é absoluta e não é afastada por consentimento nem por anonimização.

6.3. Ausência de reuso entre Contratantes. O conteúdo não alimenta a biblioteca, os templates nem as sugestões oferecidas a outros Contratantes. Permanece disponível exclusivamente para quem o enviou.

6.4. Ausência de acesso da curadoria jurídica. A equipe que constrói workflows, skills e templates da TOTEM não acessa Conteúdo do Contratante. Trabalha apenas com material fornecido especificamente para essa finalidade.

6.5. Retenção zero no provedor do modelo. A TOTEM contrata, com os provedores de modelo de linguagem, política de retenção zero do conteúdo submetido à inferência e vedação de uso para treinamento, e mantém prova documental desses compromissos à disposição do Contratante.

6.6. O que o Contratante controla. O Contratante define o que envia, para que finalidade, sob qual base legal e por quanto tempo permanece na plataforma, nos limites do contrato. A TOTEM trata esse conteúdo apenas conforme as instruções documentadas do Contratante e o necessário à prestação do serviço.

7. O que a plataforma não verifica

7.1. A entrada de dados no TOTEM Counsel é livre e não estruturada. A plataforma não detecta, não bloqueia e não alerta a inserção de dado pessoal sensível, de dado de criança ou adolescente, ou de dado de terceiro sem base legal. Não há filtro automático nem revisão prévia de conteúdo.

7.2. Cabe ao Contratante, na qualidade de controlador, verificar a licitude da inserção, a base legal aplicável e a adequação do conteúdo à finalidade, bem como avaliar previamente a necessidade de anonimizar ou pseudonimizar dados protegidos por sigilo legal antes de submetê-los à plataforma. Essa responsabilidade está reproduzida nos Termos de Uso e no adendo de proteção de dados.

8. Acesso da equipe TOTEM ao conteúdo

8.1. O acesso da equipe TOTEM ao Conteúdo do Contratante é restrito ao suporte técnico e à depuração, limitado ao mínimo necessário para diagnosticar e resolver o chamado, concedido por perfil nominal segundo o modelo de papéis da organização.

8.2. O acesso depende de solicitação de suporte aberta pelo usuário e é identificado. Cada acesso é registrado em log de auditoria, com identificação de quem acessou, data e hora, chamado de origem e escopo.

8.3. Nenhum acesso de suporte autoriza uso do conteúdo para finalidade diversa da resolução do chamado. As vedações da seção 6 continuam valendo integralmente durante e após o atendimento.

9. Inteligência artificial: supervisão humana e limites

9.1. O TOTEM Counsel utiliza modelos de linguagem para apoiar o trabalho do profissional. A saída é probabilística: pode conter erro, omissão, citação inexistente ou referência incorreta, ainda que se apresente coerente e assertiva. Ela é insumo de trabalho, não conclusão.

9.3. Aviso de IA. A interação com inteligência artificial e suas limitações são informadas na página inicial da plataforma e no rodapé do assistente.

9.4. Sem garantia de resultado. A TOTEM não garante exatidão, completude, atualidade normativa ou adequação da saída a um caso concreto. A plataforma não é fonte de pesquisa jurídica autoritativa.

9.5. Sem decisão automatizada com efeito jurídico. O produto não toma decisão unicamente automatizada que afete a esfera jurídica de titular, não é usado para triagem de pessoas e não realiza scoring. Não se aplica, portanto, o direito de revisão do art. 20 da LGPD — o que não afasta os demais direitos da seção 14.

9.6. Sem treinamento com conteúdo do Contratante. Ver seção 6.

10. Compartilhamento, subprocessadores e transferência internacional

10.1. A TOTEM não vende dados pessoais e não os compartilha para finalidade publicitária de terceiros. O compartilhamento ocorre com os fornecedores necessários à operação da plataforma e com autoridades quando houver ordem legal ou requisição de autoridade competente.

10.2. Os fornecedores atualmente utilizados são: Microsoft Azure, para hospedagem e infraestrutura; provedores de modelo de linguagem, para inferência; e os fornecedores de observabilidade, e-mail transacional e meio de pagamento identificados no anexo de subprocessadores do adendo de proteção de dados.

10.3. De cada fornecedor a TOTEM exige, por escrito: não utilização do Conteúdo do Contratante para treinamento de modelos; política de retenção zero ou prazo definido; declaração da região de processamento; direito de auditoria e dever de notificar incidentes; e aviso prévio de mudança de subcontratação.

10.4. Transferência internacional. O processamento e o armazenamento seguem regime híbrido, com parte no Brasil e parte no exterior. Toda transferência internacional se apoia nos procedimentos da LGPD, assegurando nível de proteção compatível com a legislação brasileira.

11. Segurança e proteção de dados

11.1. Controles técnicos. Criptografia de dados em trânsito (TLS) e em repouso (padrão AES-256); credenciais individuais e intransferíveis com política de complexidade e expiração; autenticação multifator obrigatória para perfis administrativos e sistemas críticos; controle de acesso por modelo de papéis (RBAC) sob o princípio do menor privilégio, com revisão periódica e revogação no desligamento; registro centralizado de eventos, protegido contra alteração; rotina de backup em local distinto do ambiente de produção, com testes de restauração; gestão de vulnerabilidades com varredura periódica e classificação por severidade; e acesso remoto exclusivamente por VPN corporativa com autenticação multifator.

11.2. Segregação entre Contratantes. A plataforma opera em arquitetura multi-tenant com isolamento lógico, mantendo os dados de cada Contratante separados dos demais.

11.3. Privacidade desde a concepção. As decisões de privacidade do produto foram tomadas e registradas na fase de desenvolvimento, em relatório de impacto próprio, e as vedações da seção 6 são configuração padrão do serviço, não opção que o Contratante precise ativar.

11.4. Nenhuma medida de segurança elimina inteiramente o risco. A TOTEM revisa seus controles periodicamente e mantém processo formal de tratamento de incidentes, na forma da seção 13.

12. Retenção e eliminação

12.1. Cada categoria de dado tem prazo próprio:

12.2. Mediante solicitação, a TOTEM emite declaração de eliminação, nos termos do adendo de proteção de dados. Dados podem ser conservados além dos prazos acima quando a lei exigir, para cumprimento de obrigação regulatória, para exercício regular de direitos em processo, ou de forma anonimizada.

13. Incidentes de segurança

13.1. Identificado incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a TOTEM comunica a Autoridade Nacional de Proteção de Dados e os titulares afetados em prazo razoável, nos termos do art. 48 da LGPD e da regulamentação da ANPD.

13.2. Quando a TOTEM atuar como operadora, comunica o Contratante controlador em até 72 (setenta e duas) horas da ciência do incidente, com a descrição do ocorrido, os dados e titulares potencialmente afetados, as medidas adotadas e o ponto de contato para acompanhamento, para que ele cumpra seus próprios deveres de comunicação. O procedimento detalhado está no adendo de proteção de dados.

14. Direitos dos titulares

14.1. Quanto aos dados de que a TOTEM é controladora, o titular pode exercer os direitos do art. 18 da LGPD: confirmação da existência de tratamento; acesso; correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade; portabilidade; eliminação dos dados tratados com consentimento; informação sobre as entidades com as quais os dados foram compartilhados; informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e as consequências da negativa; revogação do consentimento; e oposição a tratamento fundado em legítimo interesse.

14.3. Titulares mencionados nos documentos. Quando a solicitação disser respeito a dado que consta de documento enviado por um Contratante, o controlador é o escritório ou departamento jurídico que o enviou, e é a ele que o pedido deve ser dirigido. Recebida a solicitação, a TOTEM a encaminha ao Contratante responsável em até 5 (cinco) dias corridos, informa o titular do encaminhamento e presta o apoio técnico necessário para que o Contratante a atenda. A TOTEM não acessa conteúdo de Contratante para localizar o titular sem instrução expressa do controlador.

14.4. Alguns pedidos podem não ser atendidos integralmente quando a lei obrigar a conservação do dado. Nesses casos, informamos o motivo e a base legal na resposta.

15. Encarregada pelo tratamento de dados pessoais

15.1. Em conformidade com o art. 41 da LGPD, a TOTEM indica como Encarregada (DPO) Carolina Lemes dos Santos Vieira, que pode ser contatada em lgpd@pepperlaw.com.br. Cabe a ela receber comunicações dos titulares e da ANPD, prestar esclarecimentos e orientar a equipe quanto às práticas de proteção de dados.

16. Alterações desta Política

16.1. Esta Política é revisada anualmente e sempre que houver mudança de subprocessador, nova finalidade, novo tipo de dado, incidente relevante, mudança de arquitetura ou alteração normativa que a afete.

16.2. A regulamentação do relatório de impacto pela ANPD e o marco legal da inteligência artificial em tramitação — o PL 2338/2023, aprovado pelo Senado em dezembro de 2024 e remetido à Câmara dos Deputados em março de 2025 — podem impor requisitos adicionais de transparência e documentação técnica. A TOTEM acompanha essa evolução e revisará esta Política quando houver definição.

17. Lei aplicável e foro

17.1. Esta Política é regida pela lei brasileira, em especial pela Lei nº 13.709/2018 (LGPD) e pela Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet). Fica eleito o foro da comarca de São Paulo/SP para dirimir questões dela decorrentes, sem prejuízo do foro do domicílio do titular quando a lei assim determinar.

18. Empresa responsável e contato

18.1. Para os fins da LGPD, a controladora e operadora, conforme o fluxo, é Pepperlaw, inscrita no CNPJ sob o nº [ CNPJ ], com sede em [ endereço completo ].

18.2. Dúvidas, solicitações e preocupações relacionadas a esta Política podem ser dirigidas a lgpd@pepperlaw.com.br.

Cartilha explicativa para a advocacia

Como o TOTEM Counsel apoia o cumprimento dos deveres do advogado.

1. Sigilo profissional

• O dever de sigilo do advogado alcança tudo que ele recebe do cliente, e a inviolabilidade dos arquivos, dados e comunicações do escritório é prerrogativa do art. 7º, II, do Estatuto da Advocacia (Lei nº 8.906/1994). Violar o sigilo é infração disciplinar (art. 34, VII), e o Código de Ética e Disciplina da OAB o trata como dever permanente.
• O TOTEM Counsel foi desenhado para que esse dever não se rompa ao passar pela ferramenta: o conteúdo enviado é tratado sob a qualidade de operadora, sob instrução do escritório; a equipe de curadoria jurídica da TOTEM não o acessa; e o acesso do suporte só existe mediante chamado aberto pelo próprio usuário, é nominal e fica registrado em log.
• Os provedores de modelo de linguagem operam sob retenção zero contratada, e a arquitetura mantém isolamento lógico entre Contratantes.

2. Supervisão humana permanente

• A ferramenta não substitui o advogado. Toda saída é sugestão. A decisão final, a redação que vai à mesa e a peça que é protocolada continuam sendo do profissional, que pode editar, excluir ou acrescentar qualquer conteúdo.
• A Recomendação nº 001/2024 do Conselho Federal da OAB firma que a dependência excessiva de ferramentas de IA é incompatível com o exercício da advocacia e não substitui a análise do advogado. O Plano Nacional de Integração de Inteligência Artificial na Advocacia, anunciado pelo CFOAB em 10 de junho de 2026, mantém a supervisão humana como peça central do uso responsável.
• No plano disciplinar, a Primeira Turma de Ética Profissional do Tribunal de Ética e Disciplina da OAB-SP decidiu, em 16 de abril de 2026 (processo nº 25.0886.2025.014989-0), que cabe ao advogado sócio garantir a supervisão do uso de IA por advogados associados, contratados, estagiários e auxiliares, e a revisão integral das saídas antes de sua apresentação em processo judicial, com atenção especial à pesquisa de doutrina e jurisprudência e ao dever de veracidade do art. 77, I, do Código de Processo Civil.
• O ponto prático: modelos de linguagem produzem citações que não existem, e tribunais já aplicaram sanções ao subscritor da peça. A conferência da jurisprudência e da doutrina citadas é sempre do advogado, qualquer que tenha sido a origem do texto.
• O que a plataforma faz por você aqui: exibe o aviso de IA na página inicial e no rodapé do assistente, apresenta a saída como insumo editável, e mantém rastro de cada execução. O que ela não faz: conferir a existência das fontes citadas.

3. Comunicação ao cliente sobre o uso de IA

• A Recomendação nº 001/2024 do CFOAB orienta que o advogado que utiliza inteligência artificial na prestação do serviço informe formalmente o cliente antes de iniciar esse uso.
• Esse dever é do escritório, e a TOTEM não o cumpre em seu lugar — a relação com o cliente final é sua. O que a TOTEM oferece é a informação necessária para que a comunicação seja precisa: quais dados são tratados, por quanto tempo, com quais fornecedores, sob quais vedações e com quais medidas de segurança. Tudo consta desta Política e do adendo de proteção de dados.
• Vale registrar a comunicação por escrito — em cláusula do contrato de honorários, em carta de contratação ou em comunicado próprio — e guardar a evidência.

4. Rastreabilidade

• A plataforma mantém registro das execuções e dos acessos, o que permite reconstituir quem fez o quê e quando — útil tanto para a supervisão interna que a OAB-SP exige do sócio quanto para responder a uma auditoria ou a um pedido de titular.

5. Conclusão

• O TOTEM Counsel foi construído para dar velocidade e padronização ao trabalho consultivo sem deslocar o julgamento profissional e sem abrir o sigilo do escritório.
• A supervisão humana e a conferência das fontes permanecem com o advogado. A informação ao cliente sobre o uso de IA permanece com o escritório. A proteção do conteúdo enviado é compromisso contratual da TOTEM, descrito nesta Política e no adendo de proteção de dados.